¿Esta tu empresa preparada para una inspección laboral? ¿Sabes si tu Empresa o Negocio esta al día con las obligaciones laborales que impone el Código de Trabajo?
Nadie espera que un día común de trabajo le sorprenda un inspección del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral-MITRADEL, y menos descubrir en ese momento que la Empresa no cumple obligaciones impuestas por la Ley y que se esta sujeto al riesgo de imposición de multas de hasta B/.2,000.00 por la Dirección General de Trabajo.
De oficio o a solicitud de parte, es posible que su Empresa sea objeto de una visita del Departamento de Inspecciones del MITRADEL. Este tipo de inspecciones administrativas, tiene el objeto de recabar información y documentación que determine el cumplimiento de las obligaciones que impone la Ley a todo empleador.
Por ello, es importante tener presente algunas de los documentos que en estas inspecciones se solicitan, para demostrar el cumplimiento de la Ley laboral. Presentamos 5 de las más comunes:
1. Planillas del Seguro Social:
Es usual que se le pida suministrar copia de la última o últimas Planillas de Seguro Social presentadas. Hay muchas razones por las que este documento le puede ser requerido por un inspector del MITRADEL. Sea para la verificación de la cantidad de trabajadores contratados en la Empresa, determinar si los trabajadores presentes en la Empresa están o no afiliados al régimen de seguridad social (lo cual es obligatorio) o para verificar la presencia y número de fuerza laboral extranjera, son objetivos usuales de este requerimiento. También se pedirá junto a la planilla el comprobante de pago de las cuotas obrero patronal, y si la empresa estuviera bajo algún convenido de pago de cuotas atrasadas, el correspondiente acuerdo con la Caja de Seguro Social y los recibos de pago.
2. Contratos de Trabajo:
Conforme lo dispone el Código de Trabajo, es obligatorio para el empleador que al inicio de toda relación laboral, firme un Contrato de Trabajo y se registre ante MITRADEL. La Empresa debe estar en capacidad de suministrar en todo momento una copia de este documento debidamente sellada como comprobación de su registro ante el MITRADEL. Si bien, por mandato legal la relación de trabajo existe aún ante la no existencia de un Contrato escrito, esto no resta obligatoriedad al Empleador respecto al cumplimiento de esta formalidad, cuya omisión puede dar lugar a sanciones administrativas.
3. Reglamento Interno de Trabajo:
Uno de las omisiones más comunes en las Empresas que son objeto de requerimientos en una inspección es no contar con un Reglamento Interno de Trabajo debidamente presentado y aprobado por el Departamento de Reglamentos Internos del Ministerio de Trabajo. En este momento se estará preguntando si su empresa esta obligada a contar con uno; según el Código de Trabajo las empresas con 10 o mas trabajadores están obligadas a tener Reglamento Interno de Trabajo. Este documento precisa las condiciones obligatorios a las que se someten el empleador y sus trabajadores con motivo de la ejecución o prestación del servicio por el que suscriben un Contrato de Trabajo. Es elaborado por la Empresa teniendo en cuenta las Leyes, decretos, convenciones o contratos vigentes que afecten, costumbre y usos de la empresa. Para que su validez, todo Reglamento Interno debe ser presentado para su revisión y aprobación por el MITRADEL, y luego puesto en conocimiento de los trabajadores.
4. Fondo de Cesantía:
Si la empresa cuenta con más de 5 trabajadores contratados por tiempo indefinido, un inspector de seguro le solicitará el documento o certificación que demuestre que se mantiene constituido un Fondo de Cesantía, que se formaliza mediante un Fideicomiso bajo administración de alguna de las entidades autorizadas a operar como Administradoras de Fondos de Cesantía. Bajo este mecanismo toda empresa depositará mensualmente el monto correspondiente a la prima de antigüedad y el valor equivalente al 5% de la indemnización a la que tenga derecho un trabajador en caso de despido injustificado. De esta manera se garantiza el pago de la prima de antigüedad a la terminación de la relación de trabajo y se cuenta con parte de la indemnización si este derecho surgiera a favor del trabajador.
5. Permisos de trabajo vigente de trabajadores extranjeros:
Hoy día es muy común en nuestro país la presencia de mano de obra extranjera en posiciones de trabajo en todos los niveles y actividades. Como es sabido, la contratación de personal extranjero es legal y permitida, pero esta sujeto al cumplimiento de condiciones establecidas en el Código de Trabajo y leyes especiales que regulan los porcentajes o excepciones bajo las cuales se puede contratar como mano de obra regular o profesional de nacionalidad distinta a la panameña. Un inspector de trabajo podrá verificar la nacionalidad del personal y requerirle a este o la empresa una copia de los permisos de trabajo correspondiente. Es muy importante tener presente que es la empresa la que estará sujeta a multas por contratación de personal sin el respectivo permiso de trabajo, por lo que será muy importante tener su situación respecto al numero de extranjeros contratados y el monto de salarios pagados a estos.
Es recomendable que toda empresa realice una revisión periódica de estos y otros puntos que en casos de inspección pudieran serles requeridos, para evitar sanciones administrativa por omisiones que impliquen incumplimiento de la Ley. Una revisión oportuna de estos y otros aspectos, podría ayudar a prevenir cuantiosas sanciones y costos que pueden ser prevenidos a partir de una básica auditoria legal de cumplimiento que ayude a establecer omisiones a la Ley laboral, en que se pudieran incurrir según el tipo de actividad o negocio.
Para más detalles, consultas o información escríbenos a contacto@lexcopanama.com
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